Behandlingsansvarlig
Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir), er behandlingsansvarlig for individdataene i Database for statistikk om høyere utdanning (DBH) og databehandler for personopplysninger som oppgis ved opprettelse av brukerkonto. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.
Formål
DBH inneholder informasjon om høyere utdanning i Norge, dvs. universiteter, høyskoler, studentsamskipnader, og fagskoler (DBH-F). Data fra DBH danner blant annet grunnlag for Kunnskapsdepartementets forvaltning og offentlige myndighetsutøvelse. Rapportering av individdata om studenter og ansatte ved utdanningsinstitusjonene er viktig for departementets strategiske arbeid knyttet til utviklingen og oppfølgingen av universitets- og høyskoleutdanning og høyere yrkesfaglig utdanning i Norge. DBHs dataimportsystem (Dimp) er en dataleveringsportal der all rapportering til DBH/DBH-F finner sted. Tjenesten krever en personlig brukerkonto hvor tilgangsnivå varierer i henhold til hvilke roller man er tildelt i rapporteringssystemet. Det er personer med tilgang til å rapportere inn data til DBH/DBH-F og/eller se eksakte (ikke avrundede) tall for institusjoner som kan få tildelt brukerkonto i Dimp. Brukerkonto opprettes ved at institusjonens brukeradministrator registrerer bruker, se: Veiledning_Hvordan_Få_Tilgang.pdf (hkdir.no). Brukerkonto opprettes direkte i Dimp, og det er den innrapporterende institusjon som har ansvar for hvem som får tildelt brukerkonto. Ved innlogging via Feide etter opprettelse av bruker i Dimp må bruker godkjenne at personopplysninger knyttet til brukerkonto (dvs. Feide-id og e-post) overføres fra Feide til Dimp.
Hvilke personopplysninger registreres?
Fornavn, etternavn, telefonnummer, e-postadresse, stillingstittel og IP-adresse eller annen nettidentifikator til personen som får opprettet brukerkonto i Dimp registreres.
Hvordan behandles personopplysningene?
Personopplysninger registreres i Dimp når det opprettes brukerkonto for personer med tilgang til å rapportere eller se ikke-avrundede tall. HK-dir lagrer personopplysninger i DBH med backup-systemer hos ekstern samarbeidspartner. Samarbeidspartner er underlagt databehandleravtale i tråd med gjeldende lovgivning. Kun et fåtall ansatte ved HK-dir har tilgang til opplysningene. Samtykke fra de registrerte dokumenteres elektronisk via e-post, e-skjema eller digital signatur. Samtykke kan trekkes tilbake ved at registrerte kontakter DBH (se punkt nedenfor: «Hvilke rettigheter har de registrerte?»).
Deles personopplysninger med andre?
HK-dir deler ikke personopplysninger om registrerte til andre, med mindre det foreligger et gyldig rettslig grunnlag eller at man har gitt samtykke til dette.
Hvor lenge lagrer HK-dir personopplysninger?
HK-dir lagrer personopplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Personopplysninger slettes fra HK-dir- og ekstern samarbeidspartner sine systemer etter at formålet er oppfylt.
Hvilke rettigheter har de registrerte?
De registrerte har rett til innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret om dem så lenge personopplysninger om dem behandles. Dette inkluderer en beskrivelse av de registrertes data, brukere av data og kopi av data (også kalt dataportabilitet). De registrerte har rett til korrigering av uriktige eller ufullstendige opplysninger. De har også rett til å få slettet sine opplysninger. De registrerte har rett til å reservere seg mot bruk i bearbeidede statistiske oversikter. I visse situasjoner vil man ha rett til begrensning, dvs. at HK-dir stopper bruken av personopplysningene og kun lagrer dem i påvente av en avklaring. De registrerte har rett til å sende klage til Datatilsynet og personvernombud ved HK-dir ved eventuelt brudd i henhold til denne informasjonen. Avdeling for data og statistikk og personvernombud ved HK-dir vil ivareta dine personverninteresser, og kan kontaktes angående spørsmål om personopplysninger i HK-dirs databaser. Henvendelser kan sendes via dbh@hkdir.no.